Las ventajas de la automatización, las principales barreras para su adopción y cómo afecta al empleado público han sido los temas abordados en esta nueva jornada del Observatorio del Sector Público de Inetum, en la que varios expertos han compartido su visión sobre la situación actual. El grado de automatización de los organismos públicos y la incorporación de diferentes tecnologías a la actividad de la administración son las claves para mejorar su eficiencia interna y prestar un mejor servicio a los ciudadanos. 

El debate “La automatización inteligente en las Administraciones Públicas” ha comenzado con una aproximación por parte de los ponentes a las ventajas que la automatización aporta. Para Leonor Torres, vicepresidenta de ASTIC (Asociación Profesional de Cuerpos Superiores de Sistemas y Tecnologías de la Información de las Administraciones Públicas), podría suponer un  beneficio claro "principalmente en aquellos procesos con más carga de trabajo y más repetitivos, con el objetivo de eliminar los cuello de botella y dar a los gestores la posibilidad de trabajar de una forma más satisfactoria y aportando valor a la organización».  

Un punto de vista que comparte Joaquín Ferrer, Smart Automation BU Director en Inetum: "Cuando el servicio está muy afectado, RPA (Robotic Process Automation) es la solución. En muy poco tiempo podemos ofrecer una alternativa a estas colas. Si hablamos de una verdadera transformación y no solo de un caso concreto, recurrimos a case management y BPM. Si lo que queremos es incorporar nuevas aplicaciones y servicios, aparece  low code, que nos permite proporcionar servicos a la velocidad que los ciudadanos los demandan». 

Según Francisco Cuartero, del Centro de Sistemas y TIC (CESTIC) del Ministerio de Defensa, "es preciso analizar el impacto en la organización y realizar un listado con las prioridades, qué automatizar y por dónde empezar», ya que, además de las demandas de cara al ciudadano, existen otros procesos internos que se pueden automatizar, “sobre todo en organizaciones grandes en las que el número de procesos crece exponencialmente”.  

Para Miguel Solano, investigador de e-administración y autor del Diccionario de Conceptos y Términos de Administración-e integral, la primera oportunidad para el RPA es la cita previa y para ello cree que es necesario un ordenamiento jurídico que soporte la inteligencia artificial y los RPA. 

Carlos Maza, subdirector general TIC del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, incorpora al debate la importancia de la legislación: "Tenemos un marco legislativo donde queda perfectamente definido qué trámites del procedimiento administrativo pueden llevar a cabo las máquinas y qué trámites deben realizar las personas bajo los principios de competencia ». Y señala al futuro real decreto de desarrollo de las Leyes 39 y 40/2015, de próxima aprobación. En un organismo con la estructura de personal de su ministerio, "no creo que haya un solo trámite que no esté automatizado”, apunta. Aunque sí cree que hay oportunidades de casos de uso de automatización en la administración. Señala Carlos Maza como ejemplos, al margen del procedimiento administrativo, la aportación de información adicional no vinculante en fase de borrador, aplicación de procesamiento de lenguaje natural en información no estructurada, como memorias, escritos de texto libre… de los que extraer información para luego facilitar la toma de decisiones. “Herramientas que agradecerían mucho los gestores públicos”, añade el representante del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio.  

"Añadir inteligencia nos va a permitir supervisar con mayor eficiencia” añade, por su parte, Leonor Torres, “ya que no todo va a ser totalmente automatizable, hay una supervisión final”. Y, en cualquier caso, todo es auditable, matiza Francisco Cuartero. Además, en este camino de transformación, los expertos creen que se debería aprovechar para simplificar y aligerar los procesos e ir más allá de una traslación de papel a digital.  

En cuanto a las barreras a la adopción de estas tecnologías por parte del sector público Joaquín Ferrer, de Inetum, por su experiencia en proyectos realizados en organismos públicos, señala, por un lado, la sobrecarga en las áreas de tecnología, también las dudas que genera sobre su aplicabilidad. " Es necesario reflexionar, hacer una prueba y ver si funciona”. Considera que las empresas tecnológicas deben ser capaces de demostrar que la pieza que aportan "es eficiente, medible y además de dar solución al problema actual, permitirá avances en el futuro”.  

La barrera cultural también debe ser superada. Los expertos reunidos por el OSPI abogan para ello por una labor de concienciación y empoderamiento al empleado público, destinada a mostrar que las nuevas herramientas facilitan el trabajo. Este es el principal enfoque del tercer bloque del debate, dedicado a cómo afecta la automatización a los empleados públicos, en el que señalan los ponentes un déficit de personal especializado en TIC y apuestan por facilitar la adquisición de competencias digitales al resto de empleados públicos, donde sí creen que es necesario un reciclaje profesional. La clave, opinan, está en la difusión tecnológica, más que en la formación, utilizando webinarios y charlas con expertos, que muestren todas las posibilidades de las herramientas que utilizan, iniciativas que ya llevan tiempo realizando en el Ministerio de Industria sobre distintas temáticas del ámbito de las TIC. 

Es precisamente en este contexto de déficit de profesionales en el que Joaquin Ferrer destaca que la Administración Pública no puede prescindir de nadie. "En eso consiste nuestro lema, positive digital flow, aprovechar el flow digital positivo de la tecnología”, afirma. Considera necesario realizar un plan de ruta, conocer los casos de uso y probar la tecnología. La administración es heterogénea, por lo que cada organismo se encuentra en una situación distinta, explican los panelistas.     

Han participado en el debate Francisco Cuartero Lorenzo, Capitán de Fragata del Centro de Sistemas y Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (CESTIC); Leonor Torres Moreno, Vicepresidenta de ASTIC; Carlos Maza Frechín, Subdirector general TIC de MINCOTUR; Miguel Solano Gadea, Investigador experto en Administración-e; Joaquín Ferrer Catón, Smart Automation BU Director de Inetum y Víctor M. Izquierdo Loyola, Presidente del OSPI, como moderador